Politiattestansvarlig for idrettslag og klubber

Det er hovedstyret i klubben som velger denne personen som en vanlig styresak og det er også styret som har ansvaret for at klubben etterlever kravene om plettfri vandel hos frivillige og trenere. Vedkommende bør også ha en vara-representant som kan steppe inn dersom den styreutnevnte politiattestansvarlige er borte. Styret skal til enhver tid kunne dokumentere og ha oversikt over hvem som er politiattestansvarlig.

Dette er en viktig og sentral rollen ettersom det er denne personen som har det praktiske og daglige ansvaret for at klubben etterlever kravene om at alle som jobber med barn og unge har forevist oppdaterte politiattester. Ingen kan ha et ansvar- eller tillitsforhold til barn og unge uten å ha vist en slik attest. Det finnes ingen unntak til denne regelen, selv ikke for eksempel for frivillige og trenere som kun skal være det i en kortere periode.

Oppgavene til en politiattestansvarlig:

Holde oversikt over hvem som må fremvise attest

• I samarbeid med klubben skal man ha oversikt over hvem i klubben som skal være pålagt å forevise politiattest. Husk at alle som gjennom sitt oppdrag på en eller annen måte har direkte kontakt med mindreårige og funksjonshemmede, må ha dette. Disse vil gjerne ha et ansvar eller tillitsforhold til mindreårige. Det gjelder både i lønnede og ulønnede stillinger som frivillige, instruktører, lagledere og trenere.
• Alle som endrer arbeidsoppgaver skal fremvise ny attest. Ha oversikt over hvem dette gjelder til enhver tid.

Ha et system:

• Lage et godt og effektivt system for håndtering av politiattester som også ivaretar personvernet til de som må forevise attesten.
• Systemet bør som et minimum være en oversikt over personer som viser historikk over hvem som har blitt avkrevd politiattest og dato, deres kontaktinformasjon, hvilken funksjon vedkommende skal ha, dato for fremvisning av attest, og at attestene har vært sjekket og kontrollert. Selve attesten skal beholdes av søkeren selv og ikke lagres av idrettslaget
• Sørge for at klubben har oppdatert og riktig følgebrev som skal legges ved søknaden til politiet
• Husk å overholde GDPR i forhold til personvern til de som er registrert.
• Systemet skal være sikkert ettersom det inneholder sensitivt materiale og sørge for at informasjonen behandles konfidensielt.
• Bare politiattestansvarlig, vara og eventuelt styrets leder skal kjenne til informasjon om innhold på politiattestene. Disse personene har i tillegg taushetsplikt.

Gi opplæring og oppfølging

• Instruere trenere, frivillige og andre om hvordan de skal søke om politiattest
• Sørge for at søkere har riktig følgebrev som er korrekt fylt ut som vedlegges søknaden til Polititet.
• Sørge for at personer under 18 år får foresattes underskrift på sitt følgebrev
• Sørge for at de som skal søker og fremviser politiattest
• Sørge for at personer som skifter ansvarområder leverer ny politiattest. Dette kan f.eks. være dersom en trener/instruktør bytter lag eller gruppe som vedkommende blir ansvarlig for. Dette må spesifiseres når man ber om å få utstedt en ny politiattest.

Kontroll og verifisering

• Sjekke at ingen har anmerkninger på attesten. Har attesten merknader er vedkommende uskikket og kan ikke ha et tillit- eller ansvarsforhold til mindreårige og funksjonshemmede.
• Sjekke at attesten ikke er for gammel, men oppdatert. Politiattester skal være nyere enn tre måneder fra den er utstedt.